Directieassistent

Als directieassistent maak je deel uit van het team directieassistenten en werk je nauw samen met de directie en directieadviseurs. Je ondersteunt de directeur Gebiedsontwikkeling op operationeel niveau en fungeert als poortwachter, maar je rol gaat verder dan dat: je bent ook een proactieve netwerker die het leuk vindt om verbinding te houden met interne en externe contacten en secretariaten.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin agenda’s vol zijn, belangen kunnen botsen en prioriteiten snel verschuiven. De agenda van de directeur is goed gevuld, maar biedt ruimte om breder bij te dragen dan alleen agendabeheer. Jij zorgt dat de directeur kan doen waar hij voor is aangesteld, doordat jij vooruitdenkt, filtert en scherp organiseert, terwijl je tegelijkertijd oog hebt voor relaties en samenwerking binnen en buiten de deur.

De directeur Gebiedsontwikkeling geeft mede richting aan de inhoudelijke koers van Utrecht. . De portefeuille Gebiedsontwikkeling omvat de verantwoordelijkheid voor de Utrechtse gebiedsorganisatie (vijf gebiedsafdelingen) en haar ontwikkel- en uitvoeringsprogramma’s. Ook de afdelingen Stedenbouw & Landschap en Omgevingsrecht vallen onder deze portefeuille De directeur beweegt zich in een dynamische en politiek gevoelige omgeving, waarin samenhang, uitvoerbaarheid en bestuurlijke afwegingen centraal staan en waarin nauw wordt samengewerkt tussen beleid, gebieden en bestuur.

De directeur opereert zelfstandig en is vaak onderweg. Dat betekent dat jij als directieassistent niet alleen ondersteunt, maar ook ruimte krijgt om eigenaarschap te nemen, overzicht te houden en proactief te handelen in de samenwerking met anderen.

Concreet betekent dit dat je:

• Zelfstandig een complexe en politiek gevoelige agenda beheert.
• De mailbox beheert, prioriteert en waar nodig inhoudelijk handelt namens de directeur.
• Overleggen en bijeenkomsten organiseert, intern en extern.
• Zorgt dat stukken, informatie en afstemming op tijd en compleet zijn.
• Actief schakelt met interne en externe partners en secretariaten en relaties onderhoudt.
• Reistijd, vergaderlogistiek en praktische randvoorwaarden regelt.
• Knelpunten signaleert en niet afwacht, maar verbetervoorstellen doet en doorpakt. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek binnen het team directieassistenten. De directeuren binnen Ruimte worden ondersteund door een team van vier directieassistenten. Je werkt primair voor één directeur, maar stemt intensief af met je collega-assistenten. Samen zorgen jullie dat de directie goed kan functioneren, ook wanneer druk en complexiteit toenemen. Met de directieadviseurs vorm je een hecht kernteam rondom de directeur.

Je werkt binnen Ontwikkelorganisatie Ruimte, een organisatieonderdeel van de gemeente Utrecht met ruim 1.000 medewerkers. De directie bestaat uit een algemeen directeur en drie directeuren met ieder een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland, met grote ambities. Het werkveld van Ontwikkelorganisatie Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling, als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie, wonen en mobiliteit.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een organisatie met diversiteit zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.     

Lees hier meer over onze organisatie.    

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent en hoe jij werkt. Voor deze functie is het belangrijk dat jij je thuis voelt in een omgeving met directe communicatie en bestuurlijke gevoeligheid. Je bent stevig, professioneel en neemt eigenaarschap. Je wacht niet af, maar handelt. Je durft keuzes te maken, stelt kritische vragen en geeft duidelijk aan wat je nodig hebt om je werk goed te doen.

Je schakelt soepel tussen zelfstandig werken en afstemmen, ook als die afstemming niet altijd direct mogelijk is. Je hebt overzicht, houdt het hoofd koel en blijft scherp, juist wanneer het tempo hoog ligt.

We zoeken iemand die:    

• Hbo werk- en denkniveau meebrengt.
• Aantoonbare ervaring heeft als directieassistent in een complexe organisatie.
• Ervaring met bestuurlijke of politieke omgevingen heeft (overheid is een pre).
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, mondeling en schriftelijk.   
• Beschikbaarheid heeft op woensdag.

Bij ons krijg je de gelegenheid om te werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:     

• Een werkweek van 24 uur, waarbij aanwezigheid op woensdag een vereiste is. Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.206,- en € 4.499,- (schaal 8) op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inschaling in schaal 8 is mogelijk bij aantoonbaar ruime kennis en ervaring. Per 1 juli 2026 volgt nog een loonsverhoging van 1,25%
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Ook kolfruimtes zijn aanwezig. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken.
• We geven de voorkeur aan werken op kantoor, maar indien gewenst en in goede afstemming is hybride werken mogelijk. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel.  [GD1] [BI2]
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.   

Enthousiast geworden om als managementassistent bij ons aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 30 juni. 

Omdat we veel reacties verwachten, hebben we het sollicitatieproces iets anders ingericht. In het formulier beantwoord je eerst een aantal selectievragen (ja/nee). Kun je één van deze vragen niet met ‘ja’ beantwoorden, dan sluit de functie helaas niet goed aan en zullen we je afwijzen.

Kun je alle vragen met ‘ja’ beantwoorden? Dan vragen we geen motivatiebrief, maar een korte introductie van jezelf en je antwoorden op een inhoudelijke vraag en een casus. Zo krijgen we snel een goed beeld van jouw ervaring en aanpak. We ontvangen graag antwoord op de volgende casus:

In deze functie heb je veel contact met externe relaties en verandert de agenda regelmatig door verschuivende prioriteiten of afspraken die komen te vervallen. Beschrijf wat je leuk vindt aan deze dynamiek en hoe jij ervoor zorgt dat zowel interne als externe contacten zich prettig en goed geholpen blijven voelen. 

We ontvangen daarnaast graag je cv.

Heb je vragen over de vacature of de organisatie neem dan contact op met Dascha Groenewegen, Coördinator Managementondersteuning Ruimte, te bereiken via telnr. 06-12 38 63 39.   

We laten je zo snel mogelijk na de sluitingsdatum weten of we je uitnodigen voor een eerste gesprek. Het gesprek vindt fysiek plaats op het Stadskantoor.      

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.   

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.